Rédaction et dépôt d’un mémoire

Un mémoire est une communication écrite présentant l’opinion ou les préoccupations d’un individu ou d’une organisation à l’égard d’un sujet faisant l’objet d’une consultation publique. Il vise à exposer de manière détaillée l’argumentaire qui soutient leur point de vue.

Lors de démarches de participation publique, la Ville peut lancer un appel de mémoire pour permettre à la population d’exprimer son opinion sur un projet ou un enjeu particulier.

Rédaction d’un mémoire

Un mémoire comprend généralement les éléments suivants:

  • Une page couverture comprenant:
    • Sujet du mémoire;
    • Date de dépôt;
    • Nom de la personne ou de l’organisation qui rédige la communication écrite.
  • Une présentation de la personne ou de l’organisation:
    • Cette partie vise à établir la pertinence de votre intervention par rapport au sujet. Il est fortement recommandé d’éviter d’y inclure des informations personnelles inutilement (adresse, numéro de téléphone, etc).
  • L’exposé général:
    • L’exposé permet d’expliquer la raison de votre intérêt envers le sujet de la consultation, votre position, vos préoccupations ou vos suggestions.

Règles de participation

Les mémoires déposés dans le cadre d’une consultation publique doivent être concentrés sur le sujet à l’étude. Afin de contribuer positivement à la démarche de participation publique, les mémoires ne peuvent contenir:

  • Des attaques personnelles, des propos injurieux ou menaçants;
  • Des propos susceptibles de porter atteinte à la réputation ou au respect de la vie privée d’un individu ou d’une organisation;
  • Des propos faisant la promotion d’informations trompeuses ou illégales;
  • Du contenu qui pourrait porter atteinte au droit à l’image et au droit à la vie privée;
  • Des informations personnelles appartenant à un individu autre que l’auteur.

Transmission du mémoire

Courriel :

Un mémoire peut être déposé par courriel. Le cas échéant, il est important de fournir les informations suivantes dans votre courriel :

  • Nom de la personne ou de l’organisme;
  • Adresse complète;
  • Numéro de téléphone;
  • Adresse courriel.

Poste :

Il est possible de faire parvenir une copie papier de votre mémoire en l’envoyant à l’adresse suivante :

Direction des communications et de la participation citoyenne
1325 Place de l’Hôtel-de-Ville,
C. P. 368
Trois-Rivières (Québec) G9A 5H3

Afin d’accuser réception de votre mémoire, il est important de fournir, dans un document séparé, les informations suivantes :

  • Nom de la personne ou de l’organisme;
  • Adresse complète;
  • Numéro de téléphone;
  • Adresse courriel.

Il est important de prendre en considération les délais de livraison lors de l’envoi postal. Ainsi, on recommande d’envoyer le document minimalement 5 jours avant la date limite de l’appel de mémoire. La Direction des communications et de la participation citoyenne n’est pas dans l’obligation de traiter les documents reçus après la date limite du dépôt de mémoire.

Traitement des mémoires

Les mémoires font l’objet d’un rapport synthèse qui analyse les principaux points de vue qui ont été exprimés dans le cadre de la consultation publique. Il en va de la responsabilité de la Direction des communications et de la participation citoyenne de s’assurer que l’analyse des documents soit complète et impartiale.

Le rapport synthèse d’une consultation publique est soumis à l’instance municipale (commission, comité, conseil municipal) dont relève le sujet de consultation publique.

Si un mémoire contrevient à l’une ou l’autre des règles susmentionnées, la Direction des communications et de la participation citoyenne doit décider s’il est pertinent ou non d’en prendre en compte dans son analyse.

Advenant le rejet d’un mémoire, la Direction des communications et de la participation citoyenne s’engage à communiquer sa décision avec la personne ou l’organisation concernée.

Diffusion des mémoires

Les mémoires sont publiés sous la responsabilité de leurs auteurs, notamment en ce qui concerne les propos injurieux ou diffamatoires, le respect des droits d’auteur et le respect du droit à la vie privée et du droit à l’image.

La Ville publie sur son site Internet les mémoires qu’elle reçoit dans le cadre de ses consultations publiques dans la mesure où ils respectent les règles de participation susmentionnées.

Les mémoires qui ne respectent pas l’ensemble de règles de participation peuvent, dans certaines circonstances, faire l’objet du rapport synthèse de consultation publique. Ils seront rendus accessibles aux membres des instances municipales dont relève la consultation. Toutefois, la diffusion publique de ceux-ci sera assujettie aux règles de demande d’accès à l’information de la Ville de Trois-Rivières.

Les mémoires rejetés en raison des règles de participation ne seront pas diffusés et devront être renvoyé à l’auteur.