Quels sont les renseignements personnels recueillis par la Ville?
Dans ses activités quotidiennes, la Ville recueille divers renseignements personnels de la part de ses citoyennes et citoyens, de son personnel ou d’une autre
catégorie de personnes (ex. propriétaires non domiciliés), notamment :
- Renseignements concernant l’identité, ex. nom, date de naissance et coordonnées (ville, adresse, courriel, numéro de téléphone);
- Renseignements concernant les informations financières, l’éducation, la santé, la situation familiale et l’emploi;
- Données d’utilisation, incluant les cookies, avec le consentement de la personne concernée.
La Ville détermine, sur une base régulière, la nature des RP qu’elle recueille, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employées et employés de la Ville ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis.
Données d’utilisation, témoins de connexion et cookies
Le site web de la Ville utilise des témoins de connexion (cookies) afin d’amasser de l’information permettant d’améliorer le site et son contenu. Ces témoins de connexion ne seront jamais utilisés pour identifier des personnes ou des habitudes de navigation à l’extérieur du site. L’information recueillie est dépersonnalisée et anonymisée. Elle consiste en un ensemble de données granulaires sur la localisation de l’appareil qui sont la latitude et la longitude de la ville d’où il est utilisé, une version mineure du navigateur, la chaîne de caractères agent du navigateur, la marque de l’appareil, le modèle de l’appareil, le nom de l’appareil, les versions mineures du système d’exploitation et de la plateforme et la résolution de l’écran.
Pour la commodité de l’utilisatrice ou de l’utilisateur du site, ce dernier peut proposer des liens vers des sites gérés par des tiers. La Ville n’a aucun contrôle sur le contenu et l’exploitation de ces sites ni sur leurs pratiques en matière de confidentialité. Par conséquent, un RP transmis par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de protection de la vie privée de ces derniers. Il est donc de la responsabilité de l’utilisatrice ou de l’utilisateur du site d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection des renseignements qui le concernent.
Comment la Ville recueille-t-elle des renseignements personnels?
La Ville utilise notamment les moyens suivants afin de recueillir des RP :
- Lors d’une requête, une plainte ou une demande d’informations auprès du 311 en personne, par téléphone, par courriel, au moyen des formulaires sur le site web de la Ville ou via l’application Trois-Rivières 311;
- Lors d’une réclamation ou d’une demande de service à la population, telle qu’une demande de permis en ligne ou une inscription à une activité de loisir;
- Via les témoins de connexion (cookies), avec le consentement de la personne concernée, lors de la consultation du site web de la Ville;
- Lors de l’utilisation des applications mobiles et des services en ligne offerts par la Ville;
- Par l’intermédiaire de mandataires ou de prestataires de services;
- Lorsqu’une personne concernée postule un emploi à la Ville.
Pourquoi la Ville recueille-t-elle des renseignements personnels?
Dans le cadre de ses activités, la Ville recueille, utilise et communique des RP uniquement aux fins préalablement déterminées au moment où l’information est recueillie, lesquelles sont énumérées ci-dessous, à moins d’avoir obtenu le consentement préalable de la personne concernée ou conformément à ce qui est permis ou exigé par le droit applicable.
La Ville ne recueille, utilise et communique que les RP qui sont strictement nécessaires et appropriés aux fins déterminées. La nature et la sensibilité des renseignements personnels que la Ville recueille auprès de la personne concernée diffèrent selon les services qu’elle fournit et les exigences légales auxquelles elle doit se conformer.
La Ville recueille des RP aux fins suivantes, notamment :
- Communiquer avec les personnes concernées et répondre à leurs requêtes, plaintes et demandes d’informations ou de service;
- Envoyer des communiqués et des alertes au moyen des applications mobiles et des services en ligne ex. alertes citoyennes, infolettre;
- Respecter les obligations légales et réglementaires de la Ville;
- Appliquer les divers programmes offerts par la Ville;
- Gérer les affaires internes de la Ville;
- Réaliser des sondages pour assurer la qualité du service à la population;
- Recruter du personnel;
- Compiler des listes d’envoi pour les différents services de la Ville;
- Produire des statistiques anonymisées ou dépersonnalisées;
- Personnaliser l’expérience des utilisatrices et des utilisateurs et comprendre comment ces derniers utilisent le site web de la Ville et ses diverses applications, avec un consentement, au moyen de témoins de connexion (cookies).
Qui sont les personnes qui ont accès aux renseignements personnels détenus par la Ville?
La Ville rend les RP recueillis uniquement accessibles aux catégories de personnes qui, au sein de la Ville, en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions, à savoir le personnel autorisé dans chacune des directions de la Ville qui procède notamment au traitement des requêtes, plaintes et demandes d’informations ou de service et autres fins mentionnées à l’article 2.3.
Quelles sont les mesures pouvant être prises afin de refuser la collecte des renseignements personnels et les conséquences possibles en résultant?
Sous réserve des exceptions prévues dans une loi ou un règlement, une personne concernée peut refuser de consentir à la collecte de RP. Afin de manifester son refus à la collecte de ses RP, la personne concernée peut, notamment :
- Aviser l’employée ou l’employé de la Ville de son refus lorsque le RP est recueilli verbalement au moyen d’un appel téléphonique;
- Ne pas remplir les champs non obligatoires dans un formulaire de requête, plainte, demande d’informations ou de services.
Les conséquences résultant de ce refus seront l’une ou l’autre des suivantes :
- La personne concernée reçoit tout de même les services de la part de la Ville;
- La Ville ne peut pas fournir les services demandés à la personne concernée.
Cependant, la personne concernée ne peut pas refuser la collecte de ses RP lorsque cette collecte est nécessaire ou obligatoire pour remplir les obligations imposées à la Ville par le droit applicable.
La personne concernée peut également retirer son consentement à la conservation, la communication ou l’utilisation de RP avec les mêmes conséquences que celles décrites au présent article.